Topp 10 spørsmål til medarbeidersamtalen
Hva er det lurt å spørre om i medarbeidersamtalen?
Her er ti gode spørsmål som stilles i medarbeidersamtalen i amerikanske selskaper, i følge nettstedet Soapbox, og de kan nok fungere godt i én-til-én-samtaler her hjemme på berget også:
#1. Hva opplever du er den største tidstyven i jobben din?
Det er ingen overraskelse at folk bruker mye tid på jobben … Ikke bare innrømmer 89% av arbeidstakerne at de kaster bort mye tid, men tilsynelatende produktive «arbeidsoppgaver» kan faktisk være store tidstyver. For eksempel kaster dine ansatte bort:
- 2 timer per dag for å komme i gang igjen med arbeidet etter trivielle forstyrrelser og distraksjoner.
- 1,55 timer per dag i uproduktive møter
- Kr 10.000 av årslønnen brukes til å rydde bort spam, kr 14.000 på unødvendige e-poster og kr 32.000 på dårlig skriftlig kommunikasjon.
# 2. Er det noe vi burde BEGYNNE å gjøre som team?
Thomas J. DeLong, professor ved Harvard Business School og forfatter av «Flying Without a Net», mener at de beste spørsmålene for effektiv tilbakemelding er: hva skal jeg begynne å gjøre, hva skal jeg slutte å gjøre, og hva skal jeg fortsette å gjøre.
Dette gjelder like mye for den enkelte medarbeider som for teamet, avdelingen – og hele virksomheten.
Les mer: 25 nokså viltre – og morsomme – intervju-spørsmål
# 3. Vil du ha mer eller mindre styring fra meg i jobben din?
Ingen leder ønsker – eller burde ønske – å være en detaljstyrende «micromanager», men kan likevel iblant legge seg for mye opp i hvordan deres underordnede utfører sine arbeidsoppgaver. For en medarbeiderne kan det oppleves vanskelig å be en overaktiv leder om slappe av og holde seg litt mer unna. Dette spørsmålet gir ansatte muligheten til å gi ærlig og konstruktiv tilbakemelding til sine ledere uten frykt for å tråkke på ømme tær.
# 4. Får nok tilbakemelding på arbeidet ditt? Hvis ikke, når og til hva vil du ha mer tilbakemelding?
Tilbakemeldinger er viktig, men «timingen» – når du gir hvilken tilbakemelding – er like viktig som selve innholdet i det du sier. Å gi omfattende og detaljert tilbakemelding like før deadline er lite produktivt – med mindre det handler om skrivefeil. Å snakke om dette i medarbeidersamtalen sørger for at tilbakemeldingene blir gitt i riktig forum.
# 5. Hvordan kan jeg som leder bidra til å lette arbeidet ditt?
Mange ledere har opplevd at de ikke er kjent med alt organisasjonen sliter med for å utføre jobben og nå målene.
I sin studie «The Iceberg of Ignorance» konkluderer Sidney Yoshida med følgende: «Kun 4% av en organisasjons frontlinjeproblemer er kjent av toppledelsen, 9% er kjent av mellomledelsen, 74% av teamlederne og 100% av ansatte … ”
Ifølge teorien er altså 96% av problemene ukjente for toppledere – og de som de kjenner til, er kanskje ikke det de bør fokusere mest på. Dette enkle spørsmålet gir medarbeideren mulighet til å gjøre sin leder en prosent eller to mindre uvitende.
Workshop og foredrag om begeistringsledelse med Jon Morten Melhus? Les mer her.
# 6. Er det noe av jobben din hvor du ønsker hjelp eller coaching?
Et godt arbeidsmiljø handler om ledere som hjelper ansatte til å bli bedre, og ansatte som hjelper ledere til å bli bedre. Dette spørsmålet gir åpning for at medarbeideren kan hjelpe sin sjef. En hjelp-meg-hjelp-deg-mulighet.
Er du usikker på om dette er et nyttigspørsmål? Tenk på dette: Google gjorde en studie av sine ledere over flere år. De fant at den eneste sentrale kompetansen som skilte ledere som fikk gode resultater fra dem som leverte dårlig, var coaching og støtte.
Støttende ledelse gir mest salg og best kundeservice, konkluderer førsteamanuensis Anders Dysvik og professor Bård Kuvaas ved Handelshøyskolen BI . Dette kom frem i en studie de gjennomførte for å se på sammenhengen mellom støtten medarbeideren opplevde de fikk fra sin leder, og de økonomiske resultatene i en norsk bensinstasjonskjede.
# 7. Får du nok tilbakemeldinger?
Svært lik # 4. Generelt er det ikke så lurt å stille ja-/nei-spørsmål som dette i medarbeidersamtalen – med mindre du har svært god kontakt med medarbeideren. Du må være lett på foten for å ta samtalen i konstruktiv retning herfra.
Her er et oppfølgingsspørsmål som kan fungere godt: «Hva slags tilbakemelding er mest verdifull / mangler du?»
# 8. Hvordan kan vi forbedre samarbeidet i avdelingen eller teamet?
De fleste ledere sier at den vanskeligste delen av jobben er «menneskeproblemer». Vi mennesker er komplekse, så det kan være vanskelig å finne årsaken til alle problemene, men en ting er sikkert: Du har større mulighet til å løse dem hvis du inkluderer medarbeiderne i samtalen.
Å gi anledning for deg og dine medarbeidere til å snakke åpent om hvordan dere kan jobbe bedre sammen, kan hjelpe deg å avdekke reelle eller potensielle problemer. Men husk: De største problemene medarbeiderne opplever kan handle om deg, så vær veldig oppmerksom på hva de sier eller forsøker å si!
# 9. På en skala fra 1 til 10, hvor lykkelig er du på jobben?
Dette er et godt spørsmålet, ikke på grunn av spørsmålet selv, men fordi det gir mulighet for gode oppfølgingsspørsmål.
Hvis medarbeider svarer med «uhm … Jeg vil si 7», kan ditt oppfølgingspørsmål være: «Hvordan får vi deg til en 8’er?» Det handler ikke om å på magisk vis å forflytte dem til 10, men å hjelpe dem å mestre de små tingene.
# 10. Hva kjenner du minst til når det gjelder vår strategi og våre mål?
Her er triste nyheter fra 2013: Forskere ved University of Technology in Sydneys spurte i en studie medarbeidere i 20 australske selskaper (som alle tydelige hadde formulert sine strategier internt og eksternt) om å velge sitt selskaps strategi fra en liste med seks valg. Bare 29% valgte riktige.
Mange bedrifter har ikke en «tydelig og offentlig uttalt strategi.» De færreste virksomheter har dessverre hverken en tydelig eller offentlig uttalt strategi. Denne undersøkelsen viser altså at 70% av organisasjonen din ikke har en anelse om hva du eller firmaet prøver å gjøre.
Sørg for å snakke om mål og strategi i alle én-til-én-samtaler du har det neste året. Det vil alle nyte godt av.
MEN, hva ville lederne ikke vite?
Den spørsmålet færrest ledere stilte i medarbeidersamtalen var:
«Hvilken del av virksomheten vil du lære mer om?»
Det er mange måter å tolke dette på: Unngår ledere å stille dette spørsmålet fordi det ikke er et problem? Skjuler ledere viss typer informasjon om virksomheten? Er de bekymret for at de ikke kjenner svaret selv? Hjelper det ikke ledere og medarbeidere i å nå sine umiddelbare mål?
Lykke til med medarbeidersamtalen!
Her finner du 25 nokså viltre spørsmål du kan stille ved ansettelsesintervjuer.
