God onboarding: 15 tips for en vellykket førsteuke

Ikke spør: «Hva trenger vi at nyansatte gjør den første dagen på jobben?»
Spør heller: «Hvordan ønsker vi at den nyansatte skal oppleve den første arbeidsdagen?»

I McCann sendte de blomster hjem til den nyansatte fredagen FØR de skulle begynne i selskapet, med en hyggelig hilsen: «Vi gleder oss til å begynne å jobbe sammen med deg på mandag.» Da blir det betydelig mindre skummelt å komme første dag i ny jobb.

For medarbeiderne er digitale, sosiale og kulturelle opplevelser like viktig som selve arbeidsmiljøet, skriver Dagens Perspektiv, ikke minst ved onboarding av nyansatte.
Det er ikke bare sokker som trenger en «buddy».

Undersøkelsen «The Future of Work and People» omfatter 3.000 selskaper i 14 europeiske land, deriblant Norge. Hele 60 prosent av arbeidstakerne som har deltatt i undersøkelsen, sier at de regelmessig føler at arbeidet er mentalt belastende og stressende.

15 tips for en vellykket førsteuke

av Jesse Finn, Senior Brand & Content Manager i Talmundo

Den første uka med en nyansatt blir ofte veldig bra eller veldig slitsom. For bedrifter som har et strukturert og vellykket onboardingprogram blir den som regel mest bra, mens bedrifter som sliter med å engasjere de nyansatte kan få en tøff uke.

Hvis bedriften din tilhører siste kategori – eller du tror dere har forbedringspotensial – har Talmundo, et søsterselskap av Webcruiter, slått hodene sammen for å gi onboardingprosessen deres en gratis makeover. Følg guiden vår med 15 steg til en vellykket førsteuke som gir større engasjement produktivitet og en høyere retention-rate.

1. Samle ideer fra de mest engasjerte medarbeiderne dine

Uansett om bedriften din allerede har en formell onboardingprosess eller ikke, har dere sikkert noen uformelle onboarding-ritualer. Det kan være noe så enkelt som å spise lunsj sammen ute på første dagen til nye ansatte. Selv om det ikke høres så betydelig ut, kan aktiviteter som dette være noen av de mest minnerike og effektive onboardingaktivitetene dere gjør.

Involver de mest engasjerte medarbeiderne dine med en uhøytidelig undersøkelse: Hva fikk dem til å føle seg hjemme i løpet av den første uka? Hvordan visste de at de ønsket å bli i organisasjonen? Hvis du ser et mønster i svarene, vet du at de små handlingene bør inkluderes i den formelle onboardingprosessen for å vinne hjertene til nye medarbeidere.

2. Lag en plan for den første uka

Nå som du har samlet inn ideer, kan du lage en plan for den første uka til den nyansatte. Dette er det faktisk overraskende mange bedrifter som glemmer. En klar plan sørger for at de nye medarbeiderne dine ikke blir glemt bort eller nedprioritert av andre gjøremål og mister entusiasmen de kom med. Det er denne entusiasmen som skal holde dem engasjert og motivert for jobben videre.

Og la oss være realistiske: Du kommer til å ha en million andre ting i hodet den første tettpakkede uka. Det hele blir mye enklere hvis du kan følge punktene på planen og du vet akkurat hvor du må være når. Du må gjerne fargekode den også – alt du kan gjøre for å få en litt enklere uke.

3. Fortell dem hva de kan forvente seg

Når du har laget en plan, kan du fortelle den nyansatte hva han eller hun kan forvente seg. Gi dem en liten heads-up om hva de kan forvente seg de første dagene – fra hvor lange dagene blir, til om det er noe spesielt de skal ha med seg eller være kledd for.

Det betyr ikke at du trenger å avsløre alle planer eller overraskelser – bare gi dem nok til at de føler seg litt tryggere på hva de skal gjennom.

4. Hold teamet informert

Onboarding burde ikke kun være ledernes og HR-medarbeidernes oppgave. Som et minimum burde i alle fall teamet til den nyansatte være informert om når den nye starter. Eller enda bedre: Inkluder alle ved å sende ut en e-post med navnet på og et bilde av den nye kollegaen, så folk kjenner vedkommende igjen.

Det skader ikke å være litt kreativ, heller. Lever, for eksempel, sender alltid ut en velkomst-GIF laget av teamet til den nyansatte – en tradisjon de har hatt siden oppstart.

5. Vær ekte og ærlig

Det er ikke bare den nyansatte som vil gjøre et godt inntrykk – som bedrift vil vi også fremstå best mulig overfor den nye. Det er likevel ikke en grunn til å gjemme seg bak en fasade. Den nyansatte bør gis et realistisk bilde av hvordan bedriftskulturen er og hvordan det er å jobbe der. Sørg for at den første uka reflekterer atmosfæren som den ansatte vil erfare i tiden videre, så de ikke føler seg lurt.

6. Få den nye til å føle seg hjemme

Hvis man blir møtt med et støvete, kjedelig skrivebord den første dagen på jobb, kan man fort føle seg lite velkommen. Så ikke glem å gjøre klar arbeidsstasjonen før den nyansatte kommer. Få datamaskinen, e-posten og andre brukerkontoer opp og gå i tide, og fyll opp med penner, notatbøker og håndbøker – og kanskje til og med et kaffekrus.

Tips: Heng opp organisasjonskartet og ansattlister på veggen, så den nyansatte kan gjøre seg kjent med selskapsstrukturen og hvem de skal kontakte for ulike ting som dukker opp. De litt mer teknisk avanserte kan eventuelt gjøre dette tilgjengelig digitalt.

7. Planlegg reelle møter

Aktiv deltakelse i team- eller prosjektmøter den første uka er kanskje mye å be om, men det betyr ikke at de nyansatte bør bli ekskludert. Inviter dem inn så de får en følelse av dynamikken i teamet og hvordan de jobber med prosjekter, og gjør det tydelig at de gjerne må bidra med perspektiver, ideer og spørsmål.

8. Gi dem en fadder eller mentor

Ingen liker å være ny og utenfor. Sørg derfor for at nye ansatte får en «buddy», en fadder eller mentor som passer på at de blir inkludert. Det er en stor trygghet å ha en man kan henvende seg til når man lurer på ting og kan utvikle et vennskap med helt fra starten av.

9. Dropp formalitetene

Vi sier ikke at du skal være uprofesjonell, men det er også viktig å bli kjent på et litt mer personlig plan og at de nyansatte føler at de kan være seg selv. Prøv å gå ut for å spise lunsj eller arranger noe sosialt etter arbeidstiden den første uka. Dette er en fin måte å skape en avslappet setting på, hvor man kan bli bedre kjent.

10. Sett av god tid til opplæring

Nesten 50 % av arbeidsgivere oppfatter at nye kandidater mangler ettertraktede ferdigheter, og over 50 % av arbeidstakere tror at utilstrekkelig opplæring er årsaken til dette. Hjelp dine nyeste medarbeidere til å utnytte potensialet sitt med løpende opplæring fra første uke på jobb.

Tips: En ting du kanskje ikke har tenkt på å ha med i opplæringen: lære opp nye ansatte i terminologien dere bruker på jobb.

11. Gå gjennom forventninger og mål

Hvis ikke dette skjer i løpet av oppstarten, er sjansene store for at det aldri skjer. Sett av tid til et møte mellom den nye medarbeideren og lederen deres for å avklare forventninger, oppklare spørsmål og sette langsiktige mål. Ikke bekymre deg hvis du aldri har hatt et slikt møte tidligere – her gir vi deg oppskriften i tre enkle steg.

12. Gjør det morsomt

Det er egentlig ganske enkelt: Gjør du de første dagene av onboarding kjedelig, er det større sjanse for at du mister din nye ansatte. Så ha det litt gøy! Selv om man er nødt til å gå gjennom obligatorisk opplæring og formaliteter, går det jo an å krydre prosessen litt! Tips: Gjør morsomme spill til en del av opplæringen!

13. Ikke la dem gå tomhendte

Hvem liker vel ikke gaver? Selv de minste gavene kan få en nyansatt til å føle seg ekstra velkommen – fra logocapser og -penner til en velkomstboks med godteri. Det handler ikke om bestikkelser, bare om å gjøre det ekstra gøy å komme på jobb og om å vise at du setter pris på at de blir en del av teamet deres.

14. Send dem hjem trygge

De fleste gjør seg opp en tanke om de ønsker å bli i firmaet eller ikke i løpet av de ti første dagene på jobb. I tillegg vet vi at 33 % av nyansatte slutter i løpet av det første halvåret. Ikke la dem være i tvil etter de første dagene på jobb! Sett deg ned sammen med dem og besvar alle spørsmål og bekymringer de måtte ha, og forsikre deg om at de forlater kontoret med et ønske om å komme tilbake.

15. Ikke glem dem etter første uke

Hvis du tar i bruk alle tipsene over, kan du være trygg på at du allerede har skapt et bedre program for integrering i bedriftskulturen enn de fleste andre bedrifter. Ta det siste steget mot en førsteklasses onboarding ved å strekke onboarding lenger enn den første uka. Forskning viser at ansatte som gjennomgår et lengre onboarding-program blir produktive 34 % raskere enn de som har fått kortere opplæring.

Så hva venter du på? Alle nyansatte fortjener god onboarding – akkurat som du fortjener engasjerte og produktive ansatte.

Og når kandidaten er vel på plass i sin nye jobb hos dere, gjelder det å skape inkludering, trygghet, humor og begeistring for å sikre en god start og godt samarbeid! Les mer om nyttige og inspirerende leder- og medarbeiderforedrag og workshops for å skape en engasjert intern-kultur her!

Du finner original-artikkelen om onboarding her.