Slik kan Julenissen (og du!) bli en mye bedre sjef!

Det er travle tider hos Julenissen før jul, og da kan lederskapet gå litt på halv tolv.

Her er syv gode tips til hvordan Julenissen kan bli en bedre sjef og få bedre resultater i både produksjonen og distribusjonen av julegavene!

(Og det er garantert noe å hente her, selv for deg som driver en mer helårspreget form for lederskap!)

1. Ansett nok medarbeidere

Julenissens alver må jobbe ekstra lange dager, svare på e-poster utenom arbeidstid, komme inn i helgene og droppe ferier for å få alt ferdig til den 24., fordi det rett og slett ikke er nok arbeidskraft i verkstedet til å få alt gjort.

Ifølge denne artikkelen fra Harvard Business Review kan det å jobbe for mange overtidstimer faktisk slå negativt ut på resultatene, fordi utslitte og lite verdsatte ansatte ikke produserer kvalitetsarbeid.

Forskning viser at overtid sjelden hjelper, nesten uansett årsaken til at vi står på ekstra. I en studie av konsulenter utført av Erin Reid, professor ved Questrom School of Business ved Boston University, klarte ikke ledere å se forskjellen i resultater mellom ansatte som faktisk jobbet 80 timer i uken og de som bare lot som. Så overtid ser ikke ut til å øke produksjonen. Videre er det betydelig dokumentasjon på at overtid til og med er skadelig for både oss medarbeidere og selskapene vi jobber for.

Løsningen på dette problemet er altså ikke å overarbeide de ansatte du har. Finn heller en måte å jobbe mer effektivt på, eller øk antall ansatte hvis det er nødvendig.

Du kan ikke forvente at én person skal gjøre jobben til to, men ledelsen i mange virksomheter tror likevel at det er mulig.

Når ansatte føler seg overarbeidet (spesielt hvis de heller ikke får anerkjennelse), velger mange å slutte, noe som krever mye tid og kostnader på rekruttering, onboarding og opplæring.

Som det gamle ordtaket sier: Av og til må man bruke penger for å tjene penger.

Se på det som en investering i fremtiden, ikke en kostnad. Å styrke teamet gjør jobben lettere for den enkelte, reduserer stress, gir mer fornøyde ansatte og bedre resultater.

2. Kommunikasjon

«Det største problemet i kommunikasjon er illusjonen om at den har funnet sted.»
– George Bernard Shaw.

God kommunikasjon er en av de viktigste, kanskje den aller viktigste, forutsetningen for lykkes med en arbeidsplass. Uten det vil ikke engang de mest effektive systemene lykkes.

Når endringer gjøres (store eller små), må resten av teamet vite det. Kontinuerlig arbeidsflyt og samspill på arbeidsplassen skapes bare gjennom kommunikasjon.

Nissen fikk smertelig erfare dette da han gjorde endringer i listen over snille og slemme, men glemte å informere alvene.

Dette førte til at det ikke ble laget nok gaver, og alvene måtte jobbe overtid hele helgen, selv om årsaken lå helt utenfor deres kontroll.

Ifølge en undersøkelse fra Interact er 69 % av lederne ukomfortable med å kommunisere med ansatte.

Her er noen enkle måter å kommunisere bedre på:

• Implementer enkle interne kommunikasjonsverktøy som Slack og Microsoft Teams for å gjøre det morsomt og lett å holde kontakt med teamet.
• Hold korte daglige møter der hvert teammedlem oppsummerer viktige punkter og hva som må gjøres.
• Vis omtanke og takknemlighet overfor de ansatte. Beslutningene dine påvirker dem, så sørg for at de har all informasjonen de trenger for å lykkes.

3. Unngå favorisering

Å favorisere noen medarbeidere kan være svært sårende for andre ansatte og ødeleggende for arbeidsmiljøet og kulturen i kontoret.

Det ender aldri godt. Selv om det er flott å ha venner på jobben og å sosialisere med de ansatte både på og utenfor kontoret, finnes det en grense som ikke bør overskrides.

Denne artikkelen fra Fortune gir en god beskrivelse av farene ved favorisering:

Ledere som har falt i favoriseringsfellen, kan overse eller unnskylde arbeid av dårligere kvalitet eller bruke mer tid med utvalgte ansatte, mens andre ekskluderes. Selv om dette kan virke som små problemer fra lederens perspektiv, oppfattes det ikke slik av de øvrige ansatte.

Som leder, hvis du favoriserer «stjerneansatte» (som nissen gjør med Rudolf), risikerer du å demotivere at andre ansatte jobber med å forbedre seg. Du risikerer også å miste objektiviteten overfor den favoriserte medarbeideren, som kan gjøre at de slipper unna med arbeid som ikke holder mål.

Alle ansatte bør behandles likt, og hvis ekstra oppmerksomhet skal gis, bør den rettes mot de som har spesielt behov for oppmuntring og hjelp.

4. Skap en sunn arbeidsplass

Å ha snacks tilgjengelig på arbeidsplassen er hyggelig. Mat kan gi deg energi til å fortsette arbeidet, men det finnes også matvarer som faktisk kan redusere energien din.

Å fylle kjøkkenet på jobben med junkfood som chips, godteri og sjokolade kan virke som en trivelig gest for de ansatte, men sannheten er at sukker og koffein kan føre til en energikollaps.

Nissens alver har spist sukkerstenger og drukket varm sjokolade hele året og begynner nå å føle seg sløve og lite produktive.

En god og rimelig start kan være å erstatte sukkerholdige, usunne snacks med sunnere alternativer som for eksempel frukt, grønnsakstallerkener med dip, youghurt og müslibarer. Og la alle få sin individuelle vannflasker for å oppmuntre ansatte til å drikke mer vann og mindre brus, energidrikk og kaffe.

5. Gi månedlig tilbakemelding

Julenissens verksted er et godt eksempel på en virksomhet som er travel året rundt, men under ekstra stort press når det nærmer seg verdens viktigste tidsfrist.

Ledere på travle arbeidsplasser sliter ofte med å gi hyppige tilbakemeldinger, fordi de føler at tiden ikke strekker til. Derfor venter de til slutten av året med å gjennomføre årlige medarbeidersamtaler, når de store prosjektene er ferdige.

Men mange virksomheter innser at medarbeidersamtaler en gang i året fungerer dårlig, og dette støttes av forskning. Når tilbakemeldingen gis så sjelden, blir mye av det som skal vurderes irrelevant, og mange detaljer går i glemmeboken.

Det er jo ikke noe poeng å gi tilbakemelding til håndballspillere etter kampen, i stedet for å ta timeouts underveis og i pausen? Da er det for sent.

For selskapets suksess er det derfor viktig at ledere prioriterer tid til månedlige tilbakemeldingssesjoner eller ukentlige innsjekkingsmøter, selv med en travel kalender.

Hvorfor hyppig tilbakemelding er viktig:

• Medarbeiderne får løpende vite hvordan de ligger an og kan rette opp feil raskt og er i en kontinuerlig forbedringsprosess.
• Medarbeiderne får mulighet til å dele bekymringer og bli hørt.
• Det gir klare mål å jobbe mot, så de vet hva de skal fokusere på.
• Det styrker dialogen mellom leder og medarbeiderne og holder kommunikasjonen åpen.

Å i etablere en rutine for hyppig tilbakemeldinger er en smart langsiktig investering som gir god avkastning for de 10 minuttene lederen bruker borte fra skrivebordet sitt.

6. Svar på tilbakemeldinger

Å svare på tilbakemeldinger er like viktig som å gi dem. Du ønsker jo at dine ansatte skal føle at de kan snakke med deg, ta opp bekymringer, dele innsikter, foreslå ideer osv.

Men hvis de tar kontakt og du enten ikke svarer eller gir et halvhjertet svar, kan du ødelegge et åpent og tillitsfullt forhold.

Når du gir tilbakemelding til ansatte, forventer du at de lytter, svarer og handler. Det samme gjelder når ansatte deler med ledere, og denne gjensidigheten er avgjørende for at de skal føle seg verdsatt og sett.

Nissen mottar brev hele året fra alle verdenshjørner, så det er selvsagt vanskelig for ham å svare på alle interne henvendelser i tide. Men å sette kunder foran ansatte vil ha negative langsiktige konsekvenser.

For å si det enkelt: Ansattopplevelse = kundeopplevelse

Dine ansatte er viktigere enn dine kunder, fordi deres tilfredshet avgjør hvor fornøyde kundene dine blir.

Uansett om en medarbeider kontakter deg med et «hei» eller et problem de vil diskutere, vær tilgjengelig for dem i størst mulig grad. Og sørg for at din «åpen-dør» er åpen og ikke bare en tom floskel.

7. Del æren

Julenissen er kjendis. Alle kjenner ham og forbinder ham med den store dagen og alle gledene og gavene som hører med.

Men hva med alvene? De som laget alle gavene, jobbet de lange timene og kvalitetssjekket hver eneste leke?

Det er ikke nødvendigvis Julenissens feil at han er ansiktet utad for høytiden (ofte er det bare slik det fungerer, ikke alle bidragsytere kan bli offentlig hyllet). Likevel er det viktig å dele æren, takken og ros med teamet.

Dette vil holde de ansatte motiverte og oppmuntre dem til å fortsette å yte sitt beste.

Litt takknemlighet kan gjøre en stor forskjell.

Her er de syv tipsene illustrert av Officeweb, som denne artikkelen er inspirert av:

Julenisse-illustrasjon: Photo by LuAnn Hunt on Unsplash